Sua nota fiscal vai mudar já em 2025: prepare sua empresa antes que seja tarde!

A Reforma Tributária finalmente começou a sair do papel — e uma das mudanças mais concretas já tem data marcada: a partir de outubro de 2025, o modelo das notas fiscais eletrônicas vai mudar. E não é só uma questão de layout: essa alteração afeta diretamente como sua empresa declara, calcula e paga impostos.

O que muda nas notas fiscais?

Com a criação dos novos tributos — CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e IS (Imposto Seletivo) —, as notas fiscais precisarão incluir campos específicos para cada um deles. Isso significa que o sistema de emissão da sua empresa terá que ser atualizado para:

• Incluir os novos códigos de tributação (CST e cClassTrib);

• Informar alíquotas, bases de cálculo e valores por item;

• Destacar os tributos por ente federativo (estado e município);

• Emitir notas com finalidades específicas (crédito, débito, devolução etc.).

A transição será gradual, mas com prazos bem definidos:

• Julho a setembro de 2025: fase de testes em ambiente de homologação.

• 1º de outubro de 2025: novo leiaute disponível em produção (uso opcional).

• Janeiro de 2026: uso obrigatório com validação automática. Notas fora do padrão serão rejeitadas.

Exemplo prático: o que muda no dia a dia

Imagine que sua empresa vende produtos para outras empresas (B2B). Hoje, você emite uma NF-e com destaque de ICMS, PIS e Cofins. Com a reforma, esses tributos serão substituídos por IBS e CBS, e você precisará preencher os novos campos corretamente.

Se o sistema não estiver atualizado ou se os códigos estiverem errados, a nota pode ser rejeitada automaticamente. Isso significa atraso na entrega, retrabalho e até multa — que pode chegar a 3% do valor da nota em alguns casos.

E quem está no Simples Nacional?

Empresas do Simples Nacional e MEIs terão um prazo maior para se adaptar. Para elas, o preenchimento dos novos campos será obrigatório apenas a partir de 2027. Mas atenção: mesmo que a cobrança dos novos tributos não comece imediatamente, a estrutura da nota fiscal já muda antes disso.

O que sua empresa precisa fazer agora?

1. Atualize seu sistema de emissão de notas: verifique com seu fornecedor se o layout está preparado para os novos campos.

2. Revise o cadastro de produtos e serviços: os códigos fiscais (NCM/NBS) precisam estar corretos.

3. Treine sua equipe: erros de preenchimento podem gerar rejeições e multas.

4. Converse com seu contador: a interpretação correta dos novos tributos é essencial para evitar problemas.

5. Use o período de outubro a dezembro de 2025 como fase de testes: aproveite para ajustar tudo antes da obrigatoriedade.

Conclusão

A mudança nas notas fiscais é um dos primeiros sinais práticos da Reforma Tributária. E, como toda mudança, ela traz desafios — mas também oportunidades. Empresas que se anteciparem, atualizarem seus sistemas e treinarem suas equipes estarão mais preparadas para navegar com segurança nesse novo cenário.

Se você ainda não começou a se preparar, o momento é agora. A nota fiscal do futuro já está batendo à porta — e ela vem com novos códigos, novas regras e novas responsabilidades.